Privacystatement

Wij verwerken persoonsgegevens omdat je gebruik maakt of wilt gaan maken van onze diensten. Om persoonsgegevens te mogen verwerken hebben wij een grondslag nodig. Hieronder kun je lezen op basis van welke grondslagen wij gegevens van je nodig kunnen hebben/verwerken.

Wij moeten als woningcorporatie voldoen aan verschillende wetten. Een van de voornaamste redenen voor het verzamelen van persoonsgegevens is het voldoen aan de Woningwet. Deze wetgeving beschrijft onder andere dat wij ons woningbezit op een juiste manier moeten  verdelen en dat wij de woningen passend toe moeten wijzen aan diverse (inkomens) doelgroepen. Om de wet op een juiste manier toe te kunnen passen vragen wij aan nieuwe huurders informatie over leeftijd, huishoudsamenstelling en verzamelinkomen. Deze gegevens moeten voorzien zijn van bewijsstukken. Denk hierbij aan inkomensverklaring van de Belastingdienst, loonstroken of een echtscheidingsconvenant. De accountant kan hiermee op een later moment controleren of wij aan de wetgeving voldoen. Ook moeten wij deze verantwoordingsinformatie opgeven aan de Belastingdienst.

Naast onze verplichtingen als verhuurder en onze eigen wens om de kwaliteit van het onroerend goed op peil te houden, zijn wij ook wettelijk verplicht onze woningen te onderhouden en, conform de afspraken met gemeenten, te verduurzamen (energiezuiniger maken). Om ons onroerend goed te kunnen onderhouden en verduurzamen, is het ook noodzakelijk om woningen te kunnen betreden. Daarom hebben we gegevens zoals telefoonnummers en/of e-mailadres nodig om contact op te kunnen nemen met bijvoorbeeld  bewoners.

Daarnaast hebben we als corporatie te maken met wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld de Belastingwet, Wet energieleveranciers, Burgerlijk Wetboek, Archiefwet, Arbeidswet,  enzovoort. We bewaren de noodzakelijke documenten volgens de gestelde termijnen zoals aangegeven in Archiefwet 1995. Op de documenten kunnen persoonsgegevens vermeld staan.

Omdat we enige zekerheid willen over de identiteit van onze geregistreerde woningzoekenden, huurders, kopers en andere derden, vragen wij ook een aantal gegevens zoals naam, voorletters, geboortedatum, geslacht, e-mailadres. We moeten kunnen vaststellen dat de personen die contact met ons zoeken ook degene zijn waar we een verbintenis mee hebben of aan zullen gaan. Ook vragen wij woningzoekenden om inzage in het woonverleden, bijvoorbeeld in de vorm een verhuurdersverklaring en een uittreksel BRP. Hiermee willen we bijvoorbeeld woonfraude, misbruik van het gehuurde (bijvoorbeeld hennep of nader illegale praktijken in de woning) en identiteitsfraude voorkomen.

De vastgelegde gegevens van woningzoekenden en woningen e.d. worden gebruikt om ervoor te zorgen dat reactietermijnen niet oplopen en iedereen in staat wordt gesteld om tijdig een woning te kunnen vinden. Informatie wordt ook gebruikt om de toekomstige strategie voor het woningbezit te bepalen. Hoe kunnen wij ons woningbezit het best aanpassen op de vraag uit de woningmarkt en voor de doelgroep, maar ook om bijvoorbeeld de kwaliteit en snelheid van onze dienstverlening te kunnen verbeteren.

Om ons onroerend goed te beschermen tegen misbruik, diefstal en vernieling is bij bepaalde complexen (veelal bedrijfsonroerendgoed) videocameratoezicht aanwezig. Voor het bewaren en terugkijken van deze beelden heeft De Woonplaats een protocol opgesteld conform de hieromtrent geldende wetgeving.

Wij moeten ook persoonsgegevens verwerken op grond van de huurovereenkomst. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de verwerking voor verduurzaming, het berekenen en vastleggen van inkomsten, het innen van huren (inclusief het uithanden geven van achterstanden), monitoring en/of energieprestatievergoedingen, onderhoud en reparatie, het behandelen van geschillen en de controle door de accountants. Gegevens die wij hiervoor nodig kunnen hebben zijn bijvoorbeeld jouw naam en geboortedatum om je identiteit vast te stellen, informatie van jouw vorige verhuurders, bewindvoerder en bankgegevens voor het incasseren en eventueel terugstorten van tegoeden. 

Voor duurzame woningen (al dan niet) met een energieconcept, moeten wij veelal de energieprestaties van de woningen monitoren. Hiervoor verrichten wij en/of derden namens ons metingen. Het kan dan gaan om de volgende gegevens, die aan het adres van het gehuurde gekoppeld kunnen worden: energiegebruik verwarming en warm water, energiegebruik warmtepomp, ventilatie-installatie en andere hulpapparatuur die noodzakelijk is voor een goed werkende woning, energie opwek (zonnepanelen), technische gegevens over het functioneren van de installaties, de ingestelde en gemeten luchttemperatuur in de woonkamer en energiestromen via een slimme meter.

Wanneer er sprake is van overlast van omwonenden registreren wij de melding(en) en archiveren de bijbehorende documenten. In de documenten kan, door een omwonende omschreven, gedragsproblematiek beschreven zijn. Overlast kan resulteren in een uitzetting en daarom kunnen de documenten bewaard worden.

Als de huurder een gevaar voor zichzelf en/of zijn omgeving vormt, zullen wij contact opnemen met hulpverlenende instanties. Hiervoor vragen wij ook toestemming aan de huurder zelf. In dit contact kan informatie uitgewisseld worden over de toestand waarin de huurder verkeerd.

Er is videocameratoezicht aanwezig in openbaar toegankelijke ruimten in panden van De Woonplaats ter bescherming van medewerkers en bezoekers van deze ruimten.

Wanneer we een sterk vermoeden hebben dat zich in een woning een persoon buiten bewustzijn bevindt of een bewoner een gevaar voor zichzelf is, schakelen we hulpverlenende instanties in.

In voorkomende gevallen waarbij we bijvoorbeeld nog geen overeenkomst met je hebben gesloten maar wel contactgegevens en identificatiegegevens willen ontvangen, vragen wij daarvoor specifiek toestemming.

De Woonplaats doet er alles aan om je zo concreet mogelijk aan te geven welke gegevens wij in voorkomende gevallen verwerken, maar kan niet uitsluiten dat er in bijzondere of onvoorziene situaties toch andersoortige persoonsgegevens verwerkt worden dan hierboven genoemd.

De Woonplaats verzamelt en gebruikt jouw persoonlijke gegevens op de website in de eerste plaats om onze (web)diensten aan jou te kunnen leveren en om met jou te communiceren. Je gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren.

Aanvullend op de hiervoor genoemde cookies, maakt deze website gebruik van Google Translate en Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door het bedrijf Google, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Google Analytics maakt gebruik van cookies (tekstbestandjes die op jouw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Wij maskeren daarbij het laatste identificerende deel van jouw IP-adres en wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere diensten.

Wil je cookies uitschakelen? Dan kan dit via de instellingen van je browser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Safari, Firefox of Chrome). Als je meer wilt weten over het uitschakelen van cookies, dan raden wij je aan om de instructies of Help-functie van je browser te raadplegen. De instellingen verschillen namelijk per browser.

Onze website heeft een beveiligd deel waar huurders kunnen inloggen: Mijn Woonplaats. Deze gegevens zijn alleen voor jou zichtbaar en niet door anderen in te zien. Als dat nodig is,  worden deze gegevens ook voor een beperkt aantal medewerkers van De Woonplaats zichtbaar. Via Mijn Woonplaats worden, als dat van toepassing is, onder andere de volgende gegevens van jou verwerkt:

Gebruikersnaam                                                

Geslacht                                                                

Voorletters en naam                                             

Adres, postcode en woonplaats                             

Geboortedatum                                                     

Telefoonnummer(s) en e-mailadres                     

Huurachterstand 

Klantnummer(s)

Contactnummer(s)

IBAN

Huurbedrag

Bewindvoering

De Woonplaats gebruikt de verzamelde persoonsgegevens om onze diensten aan je te verlenen. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken. 

De Woonplaats verstrekt jouw, minimaal noodzakelijke, persoonsgegevens uitsluitend aan derden die door ons zijn ingeschakeld voor bijvoorbeeld het uitvoeren van de huurovereenkomst. Daarbij kun je denken aan derden die noodzakelijk zijn betrokken bij de werkzaamheden, bijvoorbeeld een loodgieter, reparateur en/of aannemer. De Woonplaats verstrekt bijvoorbeeld jouw contactgegevens, zodat deze partijen contact met jou kunnen opnemen voor de planning. In sommige gevallen worden er meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder.

Voorbeelden van andere derden zijn de ICT- en softwareleveranciers. Deze derden hebben toegang tot de persoonsgegevens in bijvoorbeeld onze systemen of maken voor ons de back-ups en slaan voor ons de gegevens op. Ook moeten wij soms partijen, die voor ons onderzoek doen om de kwaliteit en efficiëntie van onze dienstverlening te kunnen verbeteren, gegevens  verstrekken.

De Woonplaats heeft de vereiste contractuele en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden aan de derde partij worden verstrekt. Daarnaast sluit De Woonplaats, als dat nodig is, verwerkersovereenkomsten af met derde partijen, waarin strikte afspraken zijn gemaakt over hoe zij om moeten gaan met de persoonsgegevens.

Uiteraard zijn ook onze systemen en werkwijzen aan verandering en verbeteringen onderhevig. Omdat wij altijd streven naar gebruikerstevredenheid, zullen nieuwe systemen en/of werkwijzen (vooraf) getest moeten worden. Hiervoor zullen mogelijk (persoons)gegevens gebruikt moeten worden. Het kan zijn dat er dus gegevens van je gebruikt worden om systemen te testen. Wij hanteren daarbij de allerstrengste waarborgen.

De Woonplaats kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. Hierbij kun je denken aan de verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt. De gegevensuitwisseling moet binnen de wettelijke kaders plaatsvinden en omvat niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is. Het hangt van het doel van het convenant af of we jou van de gegevensverstrekking op de hoogte stellen.

De Woonplaats is op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

De veiligheid van jouw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Al jouw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met passende technische en organisatorische maatregelen beveiligd.

Onze medewerkers zijn geheimhouding van jouw gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van jouw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en als dat nodig is, aangepast aan de nieuwste stand van de techniek. Deze regels gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

De Woonplaats bewaart jouw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij deze verzamelen. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de soort gegevens.

Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden jouw digitale gegevens verwijderd/vernietigd. Alle fysieke gegevens worden vernietigd door een hiervoor gespecialiseerd bedrijf. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

Als je vragen, opmerkingen of klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen met onze Privacy Officer, via privacy@dewoonplaats.nl. Je hebt daarnaast altijd de volgende rechten:

Je hebt het recht bij De Woonplaats een verzoek in te dienen om inzage in welke persoonsgegevens er van jou door De Woonplaats worden verwerkt. Wanneer je van mening bent dat die persoonsgegevens niet of niet langer volledig zijn, kun je een verzoek indienen om jouw persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te rectificeren of te verwijderen, dan wel een verzoek indienen om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Daarnaast heb je het recht om jouw persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een derde.  

Bovendien wijzen wij je graag uitdrukkelijk op jouw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door De Woonplaats, voor zover de persoonsgegevensverwerking is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen.

De Woonplaats zal dergelijke verzoeken zo snel mogelijk inwilligen of je gemotiveerd toelichten waarom jouw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd.

Je kunt jouw verzoek per e-mail sturen aan De Woonplaats via privacy@dewoonplaats.nl.

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om jouw identiteit vast te stellen, wanneer je een verzoek tot ons richt.

Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met jouw gegevens om gaan raden we je aan om zo nu en dan dit statement door te nemen. De laatste wijziging was op 20 maart 2023.

Heb je nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, dan kun je contact opnemen met de Privacy Officer van De Woonplaats via privacy@dewoonplaats.nl.

Mocht je van mening zijn dat De Woonplaats je persoonsgegevens op een onbehoorlijke of onrechtmatige wijze verwerkt en dat De Woonplaats geen/onvoldoende gehoor geeft aan jouw bezwaar of verzoek, zoals hiervoor omschreven, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Woningstichting De Woonplaats
Wethouder Beversstraat 175
Postbus 23
7500 AA Enschede

E-mailadres: info@dewoonplaats.nl
Telefoonnummer: 0900 - 9678

Contactgegevens Privacy Officer: privacy@dewoonplaats.nl