Privacy statement

Algemeen

Wij, Woningstichting De Woonplaats, verhuren, verkopen en beheren met name woningen in de regio’s Twente en de Achterhoek. Indien u van ons een pand wilt huren of kopen, ontkomen wij er niet aan om persoonsgegevens van u te verwerken. Wij zijn als De Woonplaats verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en vinden het belangrijk om u te informeren over hoe wij met uw gegevens omgaan, waar wij ze voor gebruiken en wat uw rechten hierin zijn.

De Woonplaats verwerkt veel persoonsgegevens. Wij nemen daarbij uw privacy erg serieus en hanteren een strikt privacybeleid. Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:

• Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat wij de gegevens niet verder verwerken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.
• Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en zien erop toe dat derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken dat ook doen.
• Wij houden ons strikt aan de AVG en overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

In deze verklaring geven wij graag uitleg over hoe wij invulling geven aan de AVG.

Wat en wanneer verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens omdat u gebruik maakt of wil gaan maken van onze diensten. Om persoonsgegevens te mogen verwerken hebben wij een grondslag nodig. Hieronder kunt u lezen op basis van welke grondslagen wij gegevens van u nodig kunnen hebben/verwerken.

Wettelijke verplichting:

Wij moeten als woningcorporatie voldoen aan verschillende wetten. Een van de voornaamste reden voor het verzamelen van persoonsgegevens is het voldoen aan de Woningwet. Deze wetgeving beschrijft onder andere dat wij ons woningbezit op een juiste wijze dienen te verdelen en de woningen passend toe moeten wijzen aan diverse (inkomens) doelgroepen. Om de wet op een juiste manier toe te kunnen passen vragen wij aan nieuwe huurders informatie omtrent leeftijd, huishoudsamenstelling en verzamelinkomen. Deze gegevens moeten voorzien zijn van ‘bewijsstukken’ (denk hierbij aan inkomensverklaring van de Belastingdienst, loonstroken, echtscheidingsconvenant) waarmee de accountant op een later moment kan controleren of wij aan de wetgeving voldoen. Voorts dienen wij deze ‘verantwoordingsinformatie’ ook op te geven aan de Belastingdienst.

Naast onze verplichtingen als verhuurder en onze eigen wens om de kwaliteit van het onroerend goed op peil te houden zijn wij ook wettelijk verplicht onze woningen te onderhouden en, conform de afspraken met gemeenten, te verduurzamen (energiezuiniger maken). Om ons onroerend goed te kunnen onderhouden en verduurzamen is het ook noodzakelijk om woningen te kunnen betreden. Daarom hebben we gegevens zoals telefoonnummers en/of e-mailadres nodig om contact op te kunnen nemen met bijvoorbeeld de bewoners van een pand.

Daarnaast hebben we als corporatie te maken met wettelijke verplichtingen uit hoofde van bijvoorbeeld de Belastingwet, Wet energieleveranciers, Burgerlijk Wetboek, Archiefwet, Arbeidswet enzovoort. We bewaren de noodzakelijke documenten volgens de gestelde termijnen zoals aangegeven in Archiefwet 1995. Op de documenten kunnen persoonsgegevens vermeld staan.

Gerechtvaardigd belang:

Omdat we enige zekerheid willen omtrent de identiteit van onze woningzoekenden, huurders, kopers en andere derden vragen wij ook een aantal gegevens zoals naam, voorletters, geboortedatum, geslacht, e-mailadres. We moeten kunnen vaststellen dat de personen die contact met ons zoeken ook degene zijn waar we een verbintenis mee hebben of aan zullen gaan. Hiermee willen we bijvoorbeeld woonfraude, misbruik van het gehuurde (bijvoorbeeld hennep of nader illegale praktijken in de woning) en identiteitsfraude voorkomen.

De vastgelegde gegevens omtrent woningen e.d. worden gebruikt om ervoor te zorgen dat reactietermijnen niet oplopen en iedereen in staat wordt gesteld om tijdig een woning te kunnen vinden.

Informatie wordt ook gebruikt om de toekomstige strategie voor het woningbezit te bepalen. Hoe kunnen wij ons woningbezit het best aanpassen op de vraag uit de woningmarkt en voor de doelgroep, maar ook om bijvoorbeeld de kwaliteit en snelheid van onze dienstverlening te kunnen verbeteren.

Om ons onroerend goed te beschermen tegen misbruik, diefstal en vernieling is bij bepaalde complexen (veelal bedrijfsonroerendgoed) videocameratoezicht aanwezig. Voor het bewaren en terugkijken van deze beelden heeft De Woonplaats een protocol opgesteld conform de hieromtrent geldende wetgeving .

Uitvoering overeenkomst:

Ook dienen wij persoonsgegevens te verwerken op grond van de huurovereenkomst. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de verwerking ten behoeve van het onderhoud en verduurzaming, het berekenen en vastleggen van inkomsten, het innen van huren (inclusief het uithanden geven van achterstanden), onderhoud en reparatie, het behandelen van geschillen en de controle door de accountants. Gegevens die wij hiervoor nodig kunnen hebben zijn bijvoorbeeld uw naam en geboortedatum om uw identiteit vast te stellen, informatie van uw vorige verhuurders, bewindvoerder en bankgegevens voor het incasseren en eventueel terugstorten van tegoeden. 

Algemeen belang:

Wanneer er sprake is van overlast van omwonenden registreren wij de melding(en) en archiveren de bijbehorende documenten. In de documenten kan, door een omwonende omschreven, gedragsproblematiek beschreven zijn. Overlast kan resulteren in een uitzetting en daarom kunnen de documenten bewaard worden.

In het geval de huurder een gevaar voor zichzelf en/of zijn omgeving vormt zullen wij ook contact opnemen met hulpverlenende instanties, hiervoor vragen wij tevens toestemming aan de huurder zelf. In dit contact kan informatie uitgewisseld worden over de toestand waarin de huurder verkeerd.

Er is videocameratoezicht aanwezig in openbaar toegankelijke ruimten in panden van De Woonplaats ter bescherming van medewerkers en bezoekers van deze ruimten.

Vitaal belang:

Wanneer we een sterk vermoeden hebben dat zich in een woning een persoon buiten bewustzijn bevindt of een bewoner een gevaar voor zichzelf is schakelen we hulpverlenende instanties is.

Toestemming:

In voorkomende gevallen waarbij we bijvoorbeeld nog geen overeenkomst met u hebben gesloten maar wel contactgegevens en identificatiegegevens willen ontvangen vragen wij daarvoor specifiek toestemming.

De Woonplaats doet er alles aan om u zo concreet mogelijk aan te geven welke gegevens wij in voorkomende gevallen verwerken, maar kan niet uitsluiten dat er in bijzondere of onvoorziene situaties toch andersoortige persoonsgegevens verwerkt worden dan hierboven genoemd.

Onze website: www.dewoonplaats.nl

De Woonplaats verzamelt en gebruikt uw persoonlijke gegevens op de website in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren.

Cookies op de website

Aanvullend op de hiervoor genoemde cookies, maakt deze website gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door het bedrijf Google, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Google Analytics maakt gebruik van cookies (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Wij maskeren daarbij het laatste identificerende deel van uw IP-adres en wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere diensten.

Wilt u cookies uitschakelen? Dan kan dit via de instellingen van uw browser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Safari, Firefox of Chrome). Als u meer wilt weten over het uitschakelen van cookies, dan raden wij u aan om de instructies of Help-functie van uw browser te raadplegen. De instellingen verschillen namelijk per browser.

Portaal: Mijn Woonplaats

Onze website heeft een beveiligd deel waar huurders en woningzoekenden kunnen inloggen: Mijn Woonplaats. Deze gegevens zijn alleen voor u zichtbaar en niet door anderen in te zien. Indien nodig, bijvoorbeeld bij een acceptatie van een woning, worden deze gegevens ook voor een beperkt aantal medewerkers van De Woonplaats zichtbaar. Via Mijn Woonplaats worden, indien van toepassing, onder andere de volgende gegevens van u verwerkt:

Gebruikersnaam                                                

Geslacht                                                                

Voorletters en naam                                             

Adres, postcode en woonplaats                             

Geboortedatum                                                     

Telefoonnummer(s) en e-mailadres                     

Gezinssamenstelling                                            

Verhuurdersverklaring   

Huurachterstand 

Klantnummer(s)

Contactnummer(s)

Inkomensgegevens

IBAN

Huurbedrag

Bewindvoering

Echtscheidingsconvenant                       

Derden

De Woonplaats gebruikt de verzamelde persoonsgegevens om onze diensten aan u te verlenen. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken. 

Leveranciers

De Woonplaats verstrekt uw, minimaal noodzakelijke, persoonsgegevens uitsluitend aan derden die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van bijvoorbeeld het uitvoeren van de huurovereenkomst. Daarbij kunt u denken aan derden die noodzakelijk zijn betrokken bij de werkzaamheden, bijvoorbeeld een loodgieter, reparateur en/of aannemer. De Woonplaats verstrekt bijvoorbeeld uw contactgegevens zodat deze partijen contact met u kunnen opnemen ten behoeve van de planning. In sommige gevallen worden er meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder.

Voorbeelden van andere derden zijn de ICT- en softwareleveranciers. Deze derden hebben toegang tot de persoonsgegevens in bijvoorbeeld onze systemen of maken voor ons de back-ups en slaan voor ons de gegevens op. Ook dienen wij soms partijen die voor ons onderzoek doen om de kwaliteit en efficiëntie van onze dienstverlening te kunnen verbeteren gegevens te verstrekken.

De Woonplaats heeft de vereiste contractuele en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden aan de derde partij worden verstrekt. Daarnaast sluit De Woonplaats - indien nodig - verwerkersovereenkomsten af met derde partijen, waarin strikte afspraken zijn gemaakt over hoe zij om dienen te gaan met de persoonsgegevens.

Uiteraard zijn ook onze systemen en werkwijzen aan verandering en verbeteringen onderhevig. Omdat wij altijd streven naar gebruikerstevredenheid, zullen nieuwe systemen en/of werkwijzen (vooraf) getest moeten worden. Hiervoor zullen mogelijk (persoons)gegevens gebruikt moeten worden. Het kan zijn dat er dus gegevens van van u gebruikt worden om systemen te testen. Wij hanteren daarbij de allerstrengste waarborgen.

Ketenpartners

De Woonplaats kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. Hierbij kunt u denken aan de verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt. De gegevensuitwisseling dient binnen de wettelijke kaders plaats te vinden en omvat niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is. Het hangt van het doel van het convenant af of we u van de gegevensverstrekking op de hoogte stellen.

De Woonplaats is op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Al uw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met passende technische en organisatorische maatregelen beveiligd.

Onze medewerkers zijn geheimhouding van uw gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en als dat nodig is, aangepast aan de nieuwste stand der techniek. Deze regels gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Bewaartermijnen

De Woonplaats bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij deze verzamelen. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de soort gegevens.

Wanneer de termijnen verstreken zijn worden uw digitale gegevens verwijderd/vernietigd. Alle fysieke gegevens worden vernietigd door een hiervoor gespecialiseerd bedrijf. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

Uw rechten

Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer, via privacy@dewoonplaats.nl. U heeft daarnaast altijd de volgende rechten:

U heeft het recht bij De Woonplaats een verzoek in te dienen om inzage in welke persoonsgegevens er van u door De Woonplaats worden verwerkt. Wanneer u van mening bent dat die persoonsgegevens niet of niet langer volledig zijn, kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te rectificeren of te verwijderen, dan wel een verzoek indienen om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Daarnaast heeft u het recht om uw persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een derde.  

Bovendien wijzen wij u graag uitdrukkelijk op uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door De Woonplaats, voor zover de persoonsgegevensverwerking is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen.

De Woonplaats zal dergelijke verzoeken zo snel mogelijk inwilligen of u gemotiveerd toelichten waarom uw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd.

U kunt uw verzoek per e-mail zenden aan De Woonplaats via privacy@dewoonplaats.nl.

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit vast te stellen, wanneer u een verzoek tot ons richt.

Wijzigingen van het privacy statement

Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw gegevens om gaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen. De laatste wijziging was op 4 november 2022.

Contact en klachten

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, dan kunt u contact opnemen met de Privacy Officer van De Woonplaats via privacy@dewoonplaats.nl.

Mocht u van mening zijn dat De Woonplaats uw persoonsgegevens op een onbehoorlijke of onrechtmatige wijze verwerkt en De Woonplaats geen/onvoldoende gehoor geeft aan uw bezwaar of uw verzoek, zoals hiervoor omschreven, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Identiteit en contactgegevens De Woonplaats

Woningstichting De Woonplaats
Wethouder Beversstraat 175
Postbus 23
7500 AA Enschede
info@dewoonplaats.nl

Telefoonnummer: 0900 - 9678

Contactgegevens Privacy Officer:
privacy@dewoonplaats.nl